利用電子郵件和網(wǎng)上報名來組織展會是一個高效且現(xiàn)代化的方法，能夠顯著提升展會的宣傳效果和參與度。所以舉辦展會時會經(jīng)常用到，下面就來了解一下它們在展會中所起的作用。

舉一個例子來說明：假設(shè)一個醫(yī)生收到一封邀請他出席某醫(yī)療會議的電子郵件，他很容易就能將該郵件轉(zhuǎn)發(fā)給其他20個同事。假設(shè)這20個同事中有3位準(zhǔn)備出席，那就會在網(wǎng)上多預(yù)定3個房間。由此可見，電子郵件對展會組織者來說，可以將信息傳達給潛在的出席者，增加市場分額，而所有這一切都是不需要什么成本的。

如今報名在很大程度上已經(jīng)聯(lián)機進行了。通過一個聯(lián)機模塊，出席者可以自己填寫報名表和住宿要求，而不用打電話。這樣，展會組織者不僅省去了許多工作，還能獲得更加完整的出席者信息，把工作重點放在展會營銷方面，減少浪費。他（她）能夠更快地、以更低成本地、更有效地推廣展會。展會組織者可以從其網(wǎng)上報名數(shù)據(jù)庫中篩選出所需數(shù)據(jù)，提取有關(guān)出席者的具體信息，再針對這些出席者調(diào)整展會推廣策略。展會組織者還可以研究報名數(shù)據(jù)庫，從中得知誰被取消，誰去年報名而今年沒有報名，等等。
有相當(dāng)一部分出席者總是到臨近展會的時候才決定所住的房間，這時，剩余的房間就來不及再租出去了。但如果利用電子郵件進行市場推廣，你就可以在48個小時之內(nèi)獲得80%的回饋率。而采用傳統(tǒng)的報紙和傳單等促銷形式，要等到6-8周后才能收到回饋。展會組織者越早知道出席者的意圖，就能越快做出反應(yīng)或在截止日期前減少剩余房間。通過包括住宿預(yù)定和報名的聯(lián)機模塊，展會組織者可以引導(dǎo)其潛在的出席者直接進入自己的旅店預(yù)定主頁，從而增加他們在報名參加展會的同時預(yù)定自己旅店房間的的幾率。
住宿預(yù)定和報名的聯(lián)機模塊還能夠使展會組織者不用通過旅店就能隨時掌握住宿預(yù)定信息，及時讓出剩余房間，減少磨損費。